Het verkrijgen van een apostilleverklaring voor officiële documenten die in het buitenland geldig moeten zijn, vormt een belangrijk onderdeel van bureaucratische processen. De apostille is een uit één stap bestaand waarmerkingssysteem dat ervoor zorgt dat uw document ook in een ander land juridisch wordt erkend. In dit artikel bespreken wij de definitie van de apostille, op welke documenten zij wordt toegepast en hoe het proces verloopt.
Wat is een apostille?
De apostille is een verklaring die wordt afgegeven in het kader van het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, ondertekend in 1961 in Den Haag en in 1985 in Turkije in werking getreden. Tussen landen die partij zijn bij dit verdrag wordt een document met apostille rechtstreeks erkend zonder dat er een andere waarmerkingsprocedure nodig is.
De apostilleverklaring heeft de vorm van een vierkante stempel die onderaan het document wordt aangebracht. Daarop staan de naam van de ondertekenaar van het document, zijn functie, de instantie waarvan het stempel afkomstig is en de datum van waarmerking. Deze stempel bevestigt niet de echtheid van de handtekening op het document, maar bevestigt dat de betreffende instantie bevoegd was om dat document op te stellen.
Voor welke documenten is een apostille nodig?
De apostille wordt meestal gevraagd voor de volgende documenten:
- Geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten
- Diploma’s en cijferlijsten
- Volmachten
- Gerechtelijke uitspraken
- Verklaringen omtrent het gedrag (uittreksel justitieel documentatieregister)
- Bedrijfsdocumenten (bedrijfsverklaring, handtekeningenregister enz.)
- Door de notaris opgestelde officiële documenten
In Turkije wordt de apostilleverklaring afhankelijk van het type document afgegeven door het districtsbestuur (kaymakamlık) of door de provincie (valilik). Documenten van administratieve aard vallen onder de provincies; gerechtelijke en notariële documenten vallen onder de rechtbank of het districtsbestuur.
De apostilleprocedure stap voor stap
- Voorbereiding van het document: Van het document waarvoor de apostille wordt verkregen, is het origineel of een notarieel gewaarmerkt afschrift vereist.
- Beëdigde vertaling: Indien het document naar een vreemde taal moet worden vertaald, wordt eerst de beëdigde vertaling uitgevoerd.
- Notariële waarmerking: De vertaling wordt door de notaris gewaarmerkt.
- Apostilleaanvraag: Het gewaarmerkte document wordt, afhankelijk van het type document, ingediend bij het districtsbestuur of de provincie.
- Apostilleverklaring: De bevoegde autoriteit drukt het apostillestempel op het document.
Duur en kosten van de apostille
De apostilleprocedure wordt doorgaans dezelfde dag afgerond. De duur kan variëren afhankelijk van de drukte. De leges voor de apostille worden jaarlijks door het Ministerie van Financiën vastgesteld en zijn een nominaal bedrag.
Indien uw document moet worden ingediend in een land dat geen partij is bij het Haags Verdrag, moet in plaats van de apostille een consulaire legalisatie worden uitgevoerd. Dit proces is langer dan de apostille en doorloopt zowel het Ministerie van Buitenlandse Zaken als het consulaat van het betreffende land.
De apostilleprocedure met Corpus Tercüme
Als Corpus Tercüme voeren wij alle fasen van apostilleprocedures namens u uit. Het gehele proces, inclusief de beëdigde vertaling, de notariële waarmerking en de apostilleaanvraag, ronden wij via één kanaal af. Aanvragen bij de districtsbesturen en provincies binnen Istanbul ronden wij gemiddeld binnen 1-2 werkdagen af en uw document leveren wij u zowel digitaal als fysiek.